会議の席で避けるべき行動、発言。あなたは大丈夫？

Culture 2018.05.31

(c)Juice Images/amanaimages

人の話を遮る、スマホを眺める……会議でやってはいけないことはたくさんある。

人の話を遮る、最後に発言する、人が話している時にメールを読む……こんなことはもうしない！

新しい会社に移ったばかりだと、最初は会議の雰囲気や作法がわからない。職場でへまをしないためにはどうしたらいいだろうか。コーチ、社内メディエーター、講師の肩書きを持つナディーヌ・シアカが、オフィスで避けるべき「間違い行動」をリストアップ。

■間違い行動１：受け身の姿勢

自分に何が求められているのかわからない状態で会議に参加するのは避けたい。
それにはまず、なぜ自分がその会議に出席を求められたのかを訊ね、自分の意見、企画、提案を用意しておくこと……目標は、ほかの出席者に、いい人材が入ったと思わせること！

「出席しているのに何も言わないのは好ましくありません。それではまるで傍観者。自分には何もすることがないと言っているようなものです」

もし自分が‟ムダ会議病”にかかっていると感じたら、‟管理できないマネージャー”になっている可能性がある。

「このようなマネージャーは、一日中会議ばかりしているので、仕事をする時間、つまりマネージメントをする時間が取れません」とシアカ氏は言う。

「こうした状況に受け身ではまり込んでしまわないよう、数週間に一度、その間に開いた会議を振り返ってみて。意義のあった会議と、それ以外を分類するといいでしょう」

■間違い行動２：人の話を遮る

「話を遮ることが許されているのは、会議の主催者だけ。主催者は、それぞれの発言時間が偏りないようにしなくてはなりませんから」

それ以外の人は絶対に人の話を遮ってはいけない。

「話を遮られた人は攻撃されたと感じます」

また、ビッグ・ボスや、ほかの同僚に調子を合わせて、同時に発言するのも、よくある誤り。耳障りだし、礼儀を欠いていると思われても仕方がない。何をしていてもひっきりなしに中断が入るご時世だけに、場合によっては舌の先まで出かかった言葉をぐっと飲み込んで、自分は人の話を聞く術も心得ていることを示す必要がある。

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■間違い行動３：明後日の方向や携帯電話を見る、あるいはメールを読む

「何であれ、“退屈している”とアピールするような態度はいけません」とナディーヌ・シアカは訴える。

「パソコンで検索したり、メールを送る人がいるのを見て、不快に思う主催者もいます。”あなたの話より大事なことがある”と暗に言っているわけですから」

逆に、できるかぎり、発言者と表情でコンタクトを取るようにしよう。発言者の意見に同意するよう、うなずいたり、発言者の冗談に笑顔を返すなど、「自分は発言者の味方であるという姿勢」を見せることだ。また、発言する時は、全員に向かって話しているということが伝わるように、出席者ひとりひとりの顔をしっかり見て話すようにしよう。

■間違い行動４：悪いタイミングで発言する

会議では早い段階で発言する、これが掟だ。そのほうが、会議の終盤に発言するよりもインパクトがある。

「最後の30分は、熱気も冷めて、会議の雰囲気も悪くなりがちです。時間がどんどん経ち、みんなが会議が終わる前に発言しようと焦っています」

あなたの意見がほかと相反する時こそ、この掟を守るといい。
シアカ氏は心理学者アッシュの実験を例として挙げる。1950年代、彼は学生数人からなるグループを対象に、例として提示された線と同じ長さの線を選ばせる実験を行った。被験者以外の参加者は全員サクラで、サクラは間違った回答をするよう指示されている。最後から2番目に回答する被験者は、サクラの（間違った）回答を聞かされ続けた後……、サクラと同じ答えを出したのだ。この実験では、被験者の37パーセントが、サクラの間違った回答に同調する答えを出したという。つまり先に話すほど、自分の意見に同意してもらえる可能性が高くなるということだ。